Microsoft Excel merupakan program aplikasi dari microsoft yang berbasis windows. Aplikasi ini sering disebut dengan excel, selain itu disebut juga sebagai program aplikasi spreadsheet ( lembar kerja elektronik) yang membantu kita dalam hal menghitung, memproyeksikan, menganalisis dan mempresentasikan data dalam bentuk tabel serta membuat grafik.
Pada tahun 1982, Microsoft membuat sebuah program spreadsheet yang disebut dengan Multiplan, yang sangat populer dalam sistem operasi CP/M, tapi tidak dalam sistem MS-DOS mengingat di sana sudah berdiri saingannya, yakni Lotus 1-2-3. Hal ini membuat Microsoft memulai pengembangan sebuah program spreadsheet yang baru yang disebut dengan Excel, dengan tujuan, seperti yang dikatakan oleh Doug Klunder, “do everything 1-2-3 does and do it better” melakukan apa yang dilakukan oleh 1-2-3 dan lebih baik lagi”.
Versi pertama Excel dirilis untuk Macintosh pada tahun 1985 dan versi Windows-nya menyusul (dinomori versi 2.0) pada November 1987. Lotus ternyata terlambat turun ke pasar program spreadsheet untuk Windows, dan pada tahun tersebut, Lotus 1-2-3 masih berbasis MS-DOS. Pada tahun 1988, Excel pun mulai menggeser 1-2-3 dalam pangsa pasar program spreadsheet dan menjadikan Microsoft sebagai salah satu perusahaan pengembang aplikasi perangkat lunak untuk komputer pribadi yang andal. Prestasi ini mengukuhkan Microsoft sebagai kompetitor yang sangat kuat bagi 1-2-3 dan bahkan mereka mengembangkannya lebih baik lagi. Microsoft, dengan menggunakan keunggulannya, rata-rata merilis versi Excel baru setiap dua tahun sekali, dan versi Excel untuk Windows terakhir adalah Microsoft Office Excel 2013, sementara untuk Macintosh (Mac OS X), versi terakhirnya adalah Excel for Mac.
Dari pertama kali dirilis, Excel menggunakan format berkas biner yang disebut dengan Binary Interchange File Format (BIFF) sebagai format berkas utamanya. Hal ini berubah ketika Microsoft merilis Office System 2007 yang memperkenalkan Office Open XML sebagai format berkas utamanya. Office Open XML adalah sebuah berkas kontainer berbasis XML yang mirip dengan XML Spreadsheet (XMLSS), yang diperkenalkan pada Excel 2002. Berkas versi XML tidak dapat menyimpan macro VBA.
Meskipun mendukung format XML yang baru, Excel 2007 masih mendukung format-format lamanya yang masih berbasis BIFF yang tradisional. Selain itu, kebanyakan versi Microsoft Excel juga mendukung format Comma Separated Values (CSV), DBase File (DBF), SYmbolic LinK (SYLK), Data Interchange Format (DIF) dan banyak format lainnya, termasuk di antaranya format worksheet milik Lotus 1-2-3 (WKS, WK1, WK2, dan lain-lain) dan Quattro Pro.
Berikut ini adalah beberapa ekstensi Microsoft Excel :
*.xls, merupakan format defaultMicrosoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro
*.xlt, merupakan format untuk templateworksheet Microsoft Excel sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro
*.XML, atau yang disebut sebagai XML Spreadsheet. Tidak mampu menampung macro
*.xla, merupakan format untuk Excel Add-in sebelum Excel 12. Masih berbasis format BIFF dan dapat menyimpan macro VBA, mengingat tujuannya adalah untuk menambahkan kemampuan Microsoft Excel.
*.xlsx, merupakan format defaultworksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML. Tidak dapat menyimpan macro VBA, karena alasan keamanan. Sebenarnya merupakan sebuah arsip terkompres berformat ZIP dengan struktur dokumen yang terdiri atas dokumen teks XML. Adalah pengganti dari format .xls yang kuno.
*.xlsm, merupakan format worksheetMicrosoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dapat menyimpan macro
*.xlsb, merupakan format worksheetMicrosoft Excel 12, yang telah berbasis XML, tapi dikodekan dalam bentuk biner. Format ini memiliki keunggulan lebih kepat dibuka dan lebih efisien, mengingat tujuan dibuatnya format ini adalah untuk menangani worksheet yang sangat besar yang terdiri atas puluhan ribu baris atau ratusan kolom.
*.xltm, merupakan format untuk templateworksheet Microsoft Excel 12, yang telah berbasis XML tapi mampu menyimpan macro Merupakan pengganti dari format*.xlt.
*.xlam, merupakan format untuk Excel Add-inuntuk menambah kemampuan Excel 12. Secara default mampu menangani macro VBA, mengingat tujuannya adalah menambahkan kemampuan Excel.
Memulai Microsoft Excel
Untuk memulai menggunakan aplikasi Microsoft Excel, ada beberapa cara yang bisa Anda gunakan diantaranya adalah sebagai berikut :
Nyalakan Komputer terlebih dahulu
Klik tombol Start pada Taskbar Komputer
Pilih menu All Program, Pilih Microsoft Office / Klick di Desktop komputer Shortcurt Excel.
Kemudian klik Microsoft Excel 2007
Lembar Kerja Microsoft Excel
Untuk bekerja secara optimal dalam Microsoft Excel, anda harus mengenal lebih terdahulu lingkungan kerjanya sehingga hasil yang diharapkan memuaskan. Apabila anda telah berhasil menjalankan Microsoft Excel seperti langkah-langkah diatas, maka Anda akan melihat tampilan seperti berikut.
Penjelasan :
BAGIAN
PENJELASAN
Judul Window
Judul window (window title) terletak pada baris paling atas, yang menampilkan tulisan Microsoft Excel dan nama Workbook yang sedang aktif.
Office Button
Fitur yang baru didapat di Office 2007 yang berfungsi menggantikan menu File dan berlokasi di pojok kiri atas. Didalamnya berisi perintah-perintah standar seperti Open, Save, Print. Selain itu juga berisi perintah baru seperti Finish, Publish. Incpect Document.5
Tab Sistem Menu
Sistem menu (menu system) merupakan sarana yang disediakan oleh Microsoft Excel untuk melakukan komunikasi antara pemakai dengannya.
Ribbon
Berisi perintah-perintah khusus yang merupakan submenu dari Tab Sistem Menu.
Penggulung Sheet
Untuk melihat worksheet yang tidak tampak di layar anda dapat memanfaatkan penggulung sheet. Ada 2 macam penggulungsheet, yaitu
# Penggulung vertikal (vertical scroll bar) untuk melihatsheet yang panjang ke bawah,
# Penggulung horisontal (horizontal scroll bar) untuk menampilkan data yang melebar ke samping.
Baris Formula
Baris formula (Formula bar) menyajikan 3 informasi, yaitu :
# Pada kotak paling kiri (name box) menampilkan informasi tentang alamat atau nama dari sel atau range
# Tanda sama dengan (=) dapat dimanfaatkan untuk memperbaiki formula (rumus)
# Informasi paling kanan menampilkan isi dari suatu sel yang sedang
Judul Kolom
Judul kolom (column heading) merupakan nama kolom yang dimulai dari huruf A, B, C sampai Z kemudian sampai IV dengan total jumlah kolom sebanyak 256 (28) kolom.
Nomor Baris
Nomor baris (row number) dimulai dari nomor 1 sampai 65536 (216) Baris.
Baris Status
Baris status (status bar), menampilkan informasi yang berhubungan dengan kegiatan yang sedang dilakukan oleh Microsoft Excel dan status keyboard.
Tab Sheet
Standarnya (default), Microsoft Excel menyediakan 3 sheet. Sheet sering disebut dengan worksheet (lembar kerja), sedangkan kumpulan dari beberapa worksheet dinamakan workbook (buku kerja).
Penunjuk Sel
Penunjuk sel (sel pointer) digunakan untuk memberitahu Microsoft Excel dimana suatu aktivitas akan dilakukan, seperti memasukkan data, memformat sel, melakukan perhitungan dan sebagainya.
· Tipe Data Microsoft Excel
Secara umum, Microsoft Office Excel membagi tipe data menjadi 3, yaitu :
Label
Atau string sering juga disebut sebagai alfanumerik. Data tersebut hanya menerangkan data numerik dan formula. Semua huruf dan simbul dimasukkan ke dalam data bertipe label, demikian juga halnya dengan angka yang tidak akan dihitung seperti nomor telepon.
Numerik
Data yang hanya terdiri dari angka-angka dalam berbagai bentuk dan format. Data tipe ini dapat dihitung, misalnya harga barang, nilai mahasiswa dan sebagainya.
Formula
Merupakan perintah untuk melakukan suatu perhitungan. Formula kurang lebih sama dengan rumus. Misalnya untuk menghitung omzet penjualan barang dan sebagainya.
· Mengenal Fungsi atau Rumus Microsoft Excel
Setelah mengenal Tipe Data Microsoft Excel, dan bisa memulai menggunakan aplikasi excel sekarang Kita coba bahas rumus excel yang sering digunakan dalam dunia kerja atau administrasi perkantoran.
Fungsi Average
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai rata-rata dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=AVERAGE(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data yang akan dicari nilai rata-ratanya. Misalnya untuk mengisi nilai rata-rata dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =AVERAGE(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.
Fungsi Sum
Fungsi SUM digunakan untuk menjumlahkan sekumpulan data pada suatu range. Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah =SUM(number1, number2,…). Dimana number1, number2 dan seterusnya adalah range data yang akan dijumlahkan. Misalnya untuk menjumlahkan range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =SUM(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.
Fungsi Max
Fungsi ini digunakan untuk mencari nilai tertinggi dari sekumpulan data (range). Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MAX(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Misalnya untuk mencari nilai maksimal dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MAX(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.
Fungsi Min
Fungsi Min adalah kebalikan dari fungsi Max, jika fungsi Max untuk mencari nilai tertinggi atau maksimal maka Min adalah untuk mencari nilai terkecil atau minimum dari sekumpulan data numerik. Bentuk umum penulisannya adalah ;
=MIN(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dicari nilai tertingginya. Sebagai contoh untuk mencari nilai terendah dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =MIN(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.
Fungsi Count
Fungsi Count digunakan untuk menghitung jumlah data dari suatu range yang kita pilih. Bentuk umum penulisannya adalah ;
=COUNT(number1, number2,…), dimana number1, number2, dan seterusnya adalah range data (numerik) yang akan dihitung jumlah datanya. Sebagai contoh untuk menghitung jmlah data dari range data E8 sampai G8, maka rumusnya adalah =COUNT(E8:G8) kemudian tekan tombol Enter.
Fungsi Logika IF
Fungsi ini digunakan jika data yang dimasukkan mempunyai kondisi tertentu. Misalnya, jika nilai sel A1=1, maka hasilnya 2, jika tidak, maka akan bernilai 0. Biasanya fungsi ini dibantu oleh operator relasi (pembanding) seperti berikut:
Lambang Fungsi
= Sama dengan
< Lebih kecil dari
> Lebih besar dari
<= Lebih kecil atau sama dengan
>= Lebih besar atau sama dengan
<> Tidak sama dengan
Bentuk umum penulisan fungsi ini adalah ;
=IF(logical_test,value_if_true,value_if_false),
artinya kalau ekspresi logika (logical_test) bernilai benar, maka perintah pada value_if_true akan dilaksanakan, jika salah, maka perintah pada value_if_false yang akan dilaksanakan. Perhatikan contoh berikut:
Rumus :
Tugas Komputer
Hasil :
Keterangan :
Kolom keterangan diisi dengan ketentuan, jika kolom Nilai sama lebih kecil dari 60 (<60), maka keterangannya TIDAK LULUS, jika lebih besar, maka keterangan berisi LULUS.
Ini dapat diselesaikan dengan rumus =IF(C2<60,”TIDAK LULUS”,LULUS). Pada rumus diatas Kita lihat bahwa jika datanya bertipe Teks/alpha numerik harus diapit oleh tanda kutip dua, lain halnya dengan tipe data numerik, tidak boleh menggunakan tanda kutip.
Nah sekarang bagaimana jika ada beberapa kondisi/bertingkat (IF Bertingkat) seperti pada kasus nilai mahasiswa. Kita dapat menggunakan Formula seperti ini
=IF(C2>80,”A”,IF(C2>70,”B”,IF(C2>60,”C”,IF(C2>55,”D”,”E”))))
Contoh:
Cara Menulis Rumus Excel
Setelah mengenal beberapa rumus excel yang sering digunakan untuk administrasi diatas, maka sekarang Kita bahas cara menuliskan rumus excel di area lembar kerja.
Cara 1: Menulis rumus dengan mengetikkan angka langsung
Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
Pada formula bar, ketikkan = 5000000+3500000, lalu tekan tombol enter.
Note : Menulis rumus dengan cara ini cukup mudah kalau rumusnya sederhana dan pendek serta angkanya tetap.
Cara 2: Menulis rumus dengan menggunakan alamat sel
Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus ditampilkan
Pada formula bar, ketikkan = C4+C5, lalu tekan tombol enter.
Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat bermanfaat jika datanya sering berubah.
Cara 3: Menulis rumus dengan bantuan mouse
Letakkan penunjuk sel pada sel tempat hasil rumus akan ditampilkan
Ketikkan = , kemudian pilih dan klik sel C4
Ketik +, kemudian pilih dan klik sel C5
Tekan tombol enter
Note : Menulis rumus dengan cara ini sangat dianjurkan karena memperkecil kemungkinan salah ketik alamat sel.
Operator Matematika yang Sering Digunakan
Rumus merupakan bagian terpenting dari Program Excel ini, karena setiap tabel dan dokumen yang Kita ketik akan selalu berhubungan dengan rumus dan fungsi. Operator matematika yang akan sering digunakan dalam rumus adalah sebagai berikut:
+ Penjumlahan
– Pengurangan
* Perkalian
/ Pembagian
^ Perpangkatan
% Persentase
Proses perhitungan akan dilakukan sesuai dengan derajat urutan dari operator ini, dimulai dari pangkat (^), kali (*), atau bagi (/), tambah (+) atau kurang (-). Jika pekerjaan Anda adalah berhubungan dengan data statistik, maka Anda akan sering menjumpai operator-operator matematika diatas.
· Cara Keluar dari lembar kerja Microsoft Excel
Bila Anda sudah selesai membuat atau memperbaiki workbook dan ingin keluar dari Microsoft Excel, Anda dapat menggunakan Office Button kemudian pilih Close atau dengan mengklik tanda silang yang ada pada ujung kanan atas layar. Akan tetapi jangan lupa untuk menyimpan terlebih dahulu pekerjaan Anda dengan menekan icon Save pada toolbar atau kombinasi tombol CTRL + S.
0 comments:
Post a Comment